Canvaでマニュアル作成を効率化！メリット・デメリットと具体的な作成手順を解説

マニュアル作成にCanvaを使ってみたいものの、機能性やデザイン性が気になっている方も多いはず。

企業向けのわかりやすいマニュアルを作るからには、読み手が迷わず理解できる仕上がりを意識したいですよね。

Googleスプレッドシートでもマニュアルを作成できますが、Canvaではより直感的な操作で視認性＆デザイン性の高い資料を作成できるんです。

本記事では、Canvaでマニュアルを作成するメリットや具体的な作り方、便利機能を活用した作成のコツを詳しく解説します。

記事を読み終える頃には、Canvaを使って実用的なマニュアルを作れるようになっているはずですよ。

Canvaでマニュアルを作成する3つのメリット

まずは、GoogleスプレッドシートなどのツールにはないCanvaの強みを理解しておきましょう。

図形やテキストの追加・編集を簡単に行える

Canvaでは矢印や枠線などの図形をドラッグ操作で配置できるため、マニュアルの業務フローなどを簡単にデザインできるんです。

スクリーンショットに番号やふきだしを追加したり、手順の流れを矢印でつないだりする作業もCanvaなら簡単です。

Canvaでのマニュアル作成で活用できる機能をピックアップしました。

• 業務の流れなどのステップを矢印でつないでフロー図を作成できる
• 要点やポイントを四角形や枠線で強調できる
• スクリーンショットの注釈や装飾を直感的に行える

Canvaの使いやすい機能を活用すれば、マニュアルの変更が必要な際にも素早く対応できます。

マニュアルに最適なテンプレートで作業を時短できる

Canvaには業務手順書や操作ガイド向けのテンプレートが多数用意されており、ゼロからレイアウトを考える手間を省けます。

テンプレートにはステップの番号や見出しのデザインがあらかじめ設定されているため、文章と画像を入れ替えるだけで統一感のあるマニュアルが完成するんです。

Canvaのテンプレートを活用するメリットは次のとおりです。

• 手順書やチェックリストに適したテンプレートをベースにマニュアルを作成できる
• ページ番号や目次の配置などを考える必要がない
• 複数ページでデザインを統一できる

テンプレートをカスタマイズすれば、自社のブランドカラーに合わせたマニュアルも簡単に作れます。

Canvaで作成したマニュアルをリンクで共有できる

Canvaはクラウド型のツールなので、作成したマニュアルをリンク共有で配布できます。

マニュアルを更新すると自動で最新版が反映されるため、頻繁にバージョンの変更が必要なときにも便利です。

Canvaのリンク共有機能を活用するメリットは以下のとおりです。

• URLを送るだけで社内メンバー全員に最新版を共有できる
• マニュアルの変更時もすぐに対応できる
• 閲覧権限を設定して機密情報を保護できる
• スマートフォンからでもマニュアルを確認できる

Canvaでマニュアルを管理すれば、社内でのバージョン管理の手間を大幅に削減できます。

Canvaでマニュアルを作成するデメリット

Canvaでマニュアルを作成する際に把握すべき注意点を2つ紹介します。

日本企業向けのマニュアルテンプレートが少ない

Canvaには多数のテンプレートがありますが、日本の企業でよく使われるシンプルなデザインが少ない点はデメリットです。

Canvaには海外企業向けのカラフルなデザインが多いため、自社に適したデザインに調整する必要があるでしょう。

Canvaで自社に適したマニュアルを作るポイントは以下のとおりです。

• シンプルなテンプレートを選んで落ち着いた配色に変更する
• 装飾が多いデザインを変更して企業向けのデザインに仕上げる
• 白紙のキャンバスで一から構成を組み立てる

テンプレートはあくまでベースとして活用し、自社の雰囲気に合わせてカスタマイズしましょう。

Canva無料プランではチームでの共同編集に制限がある

Canva無料プランでは複数人での共同編集機能に制限があり、同時編集や詳細な権限管理はできません。

部署ごとにマニュアルを分担して作成・更新する場合には、有料プランへの移行を検討すると良いでしょう。

Canva無料プランの共同編集における制限をまとめました。

• 編集者と閲覧者の権限を細かく設定できない
• チーム用のフォルダでマニュアルを一元管理できない
• ブランドキットで配色やロゴを統一できない

個人や少人数でマニュアルを管理する場合はCanva無料プランでも対応できますが、組織全体で運用する場合は有料プランがおすすめです。

マニュアル作成におけるCanvaとGoogleスプレッドシートの違い

マニュアル作成にGoogleスプレッドシートを使っている方も多いですが、作りたいマニュアルの種類によって使い分けが必要です。

Googleスプレッドシートはデータの入力や集計には優れているものの、図解やスクリーンショットを組み合わせた視覚的なマニュアルを作る際にはセルの調整や画像の配置が必要です。

一方で、Canvaを使用すれば以下のような作業を直感的に行えます。

• ふきだしや番号をワンクリックで追加できる
• 矢印や図形を組み合わせて業務フローを視覚的に表現できる
• ページ全体のレイアウトを自由に設計できる
• テンプレートを使って統一感のあるデザインに仕上げられる

ただし、チェックリストや担当者ごとの進捗管理などのデータを一元管理したい場合はGoogleスプレッドシートのほうが便利です。

「見てすぐわかるマニュアル」を作りたい場合はCanva、「データとして管理するマニュアル」を作りたい場合はGoogleスプレッドシートのような使い分けがおすすめです。

テンプレートが便利！Canvaでマニュアルを作成する手順4ステップ

ここでは、Canvaを使って実際にマニュアルを作成する手順を解説します。

以下の4ステップに沿って進めれば、ツールの操作が苦手な初心者でもプロっぽいマニュアルを作成できますよ。

ステップ①マニュアル化する内容をテキストでまとめておく

Canvaでマニュアルを作成する前に、業務フローなどの内容をテキスト形式で整理しておきましょう。

内容や構成が不十分な状態でCanvaを開いても、何から作ればいいか迷ってしまいます。

マニュアル化する内容をまとめる際のポイントをピックアップしました。

• 業務全体の流れを把握して各ステップを洗い出す
• それぞれの手順で必要な操作を箇条書きにする
• 強調すべき項目をリストアップする

Canvaでデザインする前に文章やレイアウトをまとめておけば、一からデザインする場合でも迷いがなくなります。

ステップ②Canvaでマニュアル用のテンプレートを選択する

内容をテキストでまとめたら、Canvaでマニュアル用のテンプレートを検索しましょう。

Canvaの検索バーに「マニュアル」「業務手順書」「操作ガイド」などのキーワードを入力すると、関連するテンプレートが表示されます。

Canvaでマニュアルに適したテンプレートを選ぶ手順は次のとおりです。

• Canvaにログインしてホーム画面を開く
• 検索バーに「業務マニュアル」などのキーワードを入力する
• 作りたいマニュアルに合ったテンプレートを選択する

ステップ③テンプレートのテキストや配色を変更して内容を整える

Canvaでテンプレートを開いたら、事前に準備したテキストを入力して内容を整えていきます。

テンプレートの文章や画像を自社の業務内容に差し替えながら、配色やフォントも調整しましょう。

Canvaのテンプレートをカスタマイズする際のポイントは以下のとおりです。

• 各ステップに番号を振って順序を明確にする
• 注意事項は枠線や背景色で強調する
• 企業のコーポレートカラーに合わせて配色を変更する
• スクリーンショットに矢印やふきだしを追加して具体的な操作を明確にする

各ページの内容を作り終えたら、次のステップでマニュアルのダウンロードや共有を行います。

ステップ④PDFでダウンロード/共有リンクを発行する

Canvaでマニュアルを完成させたら、PDFでダウンロードするか共有リンクを発行して配布しましょう。

Canvaでは用途に合わせて複数の形式でマニュアルを出力できるため、配布先の環境に応じて選択してください。

Canvaでマニュアルを配布する方法をまとめました。

• PDFでダウンロードして社内のメンバーに共有する
• 共有リンクを発行してブラウザ上で閲覧してもらう
• 印刷用にPDF形式で保存して紙のマニュアルとして配布する

Canvaで作成したマニュアルは、配布後も簡単に更新・再共有が可能です。

Canvaでわかりやすいマニュアルを作成するコツ

Canvaでわかりやすいマニュアルを作成するために、デザインのコツを解説します。

図形やイラストを活用して視覚的な伝わりやすさを意識する

文字だけで手順を説明するよりも、矢印や枠線を使って操作の流れを示したほうが理解しやすくなります。

スクリーンショットに注釈を加えると、操作の手順やポイントを視覚的に解説できるんです。

Canvaの図形やイラストをマニュアルで活用するポイントは以下のとおりです。

• 矢印で業務フローやステップを明示する
• 枠線や背景色で重要な項目を強調する
• アイコンを使って各セクションを区別する
• スクリーンショットに矢印やふきだしを追加してポイントを解説する

Canvaの「素材」からイラストやアイコンを検索すれば、外部サイトで素材を探す手間を省けます。

表やグラフを活用して複雑なデータを見やすくまとめる

担当者や承認フローを表形式でまとめる際には「誰が何をすべきか」という役割を明確にする必要があります。

業務フローや権限マトリクスのような複数の情報を整理する場合は、Canvaの「表」や「グラフ」機能が便利です。

Canvaのグラフ機能では、入力したテキストを自動でグラフ化できます。

表機能にもシンプルなテンプレートが用意されているため、テキストを入力するだけで視覚的な表に仕上げられますよ。

リンクを設定して関連資料へのアクセス性を高める

マニュアル内に参考資料へのリンクを設置しておけば、読み手は必要な情報にすぐアクセスできます。

Googleスプレッドシートと同様に、Canvaでもボタンひとつで簡単にリンクを設定できるんです。

Canvaのリンク機能を活用できるシーンをピックアップしました。

• 詳細な手順書や規定文書へと誘導する
• 目次から各セクションにジャンプできるようにする
• 問い合わせ先や担当部署の連絡先にアクセスできるようにする

Canvaのリンク機能を使いこなせると、マニュアルの実用性が大幅に向上します。

Canvaでのマニュアル作成で使える便利機能

知っておくとマニュアル作成を効率化できるCanvaの便利機能を紹介します。

マジック作文

Canvaの「マジック作文」機能を使えば、AIが自動で文章を生成してマニュアルの下書きを作成してくれます。

業務の概要やキーワードを入力するだけで説明文を提案してくれるため、文章作成の時間を大幅に短縮できますよ。

マニュアル作成でCanvaのマジック作文を活用できるシーンをまとめました。

• わかりやすい文言が思い浮かばないときにベースの文章を出してもらう
• 長文を書く時間がないときに文章の案を出してもらう

データの一括作成

Canvaの「データの一括作成」機能を使えば、ExcelやGoogleスプレッドシートで作成したデータを自動でデザインに取り込めます。

外部のデータをコピペで反映させる必要がないため、Canvaでの作業が格段に楽になるはずです。

グラフ作成でも外部のデータを一括で取得できるので、膨大なデータや数字を入力する必要はありません。

Canvaでのマニュアル作成に関するよくある質問

Canvaでマニュアルを作成する際によくある質問に回答します。

Canvaでマニュアルを作成するには有料プランへの登録が必要ですか？

Canva無料プランでも基本的なマニュアル作成は可能ですが、一部の機能に制限があります。

チームでの共同編集やブランドキット機能を使いたい場合はCanva有料プランへの登録が必要です。

Canva有料プランが必要になるケースをまとめたので参考にしてください。

• プレミアム素材・写真を活用したい
• 複数人で同時にマニュアルを編集したい
• 背景透過やリサイズ機能を使用したい
• 企業のロゴや配色をブランドキットで管理したい

まずはCanva無料プランを試してみて、必要に応じて有料プランへの移行を検討してみてくださいね。

マニュアル作成にはCanvaとGoogleスプレッドシートのどちらがおすすめですか？

視覚的にわかりやすいマニュアルを作りたい場合はCanvaがおすすめです。

Googleスプレッドシートは数値データや進捗管理には向いていますが、図解や画像を活用した手順書を作ろうとするとレイアウトの調整が難しくなります。

以下のようにCanvaとGoogleスプレッドシートを使い分けてみてください。

• Canva：視覚的なデザインが必要な操作手順書・業務フロー・新人研修マニュアル
• Googleスプレッドシート：データ量の多いチェックリスト・データ管理表・進捗管理シート

まとめ：Canvaなら視覚的にわかりやすいマニュアルを作れる！

Canvaでマニュアルを作成するメリットや具体的な作成手順、わかりやすいマニュアルにするためのコツを解説してきました。

最後に、本記事のポイントをまとめます。

• Canvaは図形やスクリーンショットを簡単に配置できるため、視覚的なマニュアル作成に適している
• Canvaのテンプレートを活用すれば作業時間を大幅に短縮できる
• PDFやリンク共有で簡単にマニュアルを配布できる
• Canvaには日本企業向けのシンプルなテンプレートが少ない
• Canva無料プランではチームでの共同編集や編集機能に制限がある
• 図解や画像を含めたマニュアルにはCanva、数値やデータの多いマニュアルにはGoogleスプレッドシート
• マニュアル化する内容を事前に整理してからCanvaで制作するとスムーズ
• Canvaのマジック作文やデータの一括作成でマニュアル作成を効率化できる

Canvaを活用すれば、図解や図形を活かした視覚的にわかりやすいマニュアルを簡単に作れます。

本記事で紹介したコツやCanvaの機能を活用して、マニュアル作成を効率化しましょう。